Klachten

Hoewel Galactosemie Vereniging Nederland (GVN) haar uiterste best doet om haar leden zo goed mogelijk van dienst te zijn, kunnen sommige dingen soms toch helaas mislopen. Zowel leden, vrijwilligers als donateurs kunnen gebruikmaken van de Klachtenregeling Galactosemie Vereniging Nederland.

In de klachtenprocedure is vastgelegd hoe leden, vrijwilligers als donateurs een klacht kunnen indienen bij GVN en hoe deze klacht wordt afgehandeld.

Een klacht kan worden ingediend per e-mail naar secretaris@galactosemievereniging.nl of per brief naar het adres Klachtencommissie GVN, Westdijk 40 BG 51, 3752 AE Spakenburg.
Klachten die anoniem worden ingediend worden uitgesloten van behandeling.
Elke klacht wordt geregistreerd. Een klacht wordt uiterlijk binnen acht weken beantwoord. U ontvangt hierover bericht.
Het bestuur van GVN zal in eerste instantie proberen de klacht samen met de klager en met degene tegen wie de klacht is gericht in overleg op te lossen:
1. binnen het bestuur van GVN wordt een klachtenfunctionaris aangesteld
2. de klachtenfunctionaris neemt naar aanleiding van de binnengekomen klacht contact op met de klager
3. de klachtenfunctionaris organiseert een gesprek met de klager en degene tegen wie de klacht is gericht, waarin wordt getracht tot een oplossing te komen.

Mocht de onder 4. beschreven regeling niet leiden tot de gewenste oplossing, dan wordt de klacht afgehandeld volgens het Reglement Klachtencommissie GVN.

Reglement Klachtencommissie Galactosemie Vereniging Nederland (GVN)

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

Secretaris: Het lid van de klachtencommissie dat door de klachtencommissie is aangewezen als secretaris.
Klager: het lid van of de donateur van GVN die een klacht kenbaar maakt met de bedoeling een oordeel over de gegrondheid daarvan te doen uitspreken.
Klacht: een op schrift gestelde uiting van ongenoegen met betrekking tot het handelen van een bestuurslid dan wel een ander die namens de organisatie een activiteit uitvoert in de breedste zin van het woord.
Betrokkene: het bestuurslid dan wel de persoon die namens de GVN een activiteit uitvoert naar aanleiding waarvan de klacht is geformuleerd.
Reglement: het reglement van de klachtencommissie GVN

Artikel 2. Instelling klachtencommissie

De klachtencommissie is ingesteld door het bestuur van de GVN.

Artikel 3. Geheimhouding

De leden van de klachtencommissie daarvan zijn gehouden vertrouwelijkheid te bewaren met betrekking tot hetgeen hen in die hoedanigheid bekend wordt. Deze verplichting duurt voort na beëindiging van hun functioneren als lid.

Artikel 4. Samenstelling klachtencommissie

De klachtencommissie bestaat uit (tenminste) drie leden.
Eén lid is lid op voordracht van het bestuur van de GVN.
De voorzitter en het derde lid zijn geen lid, donateur of vrijwilliger van de GVN.
De voorzitter is bij voorkeur een jurist.
De klachtencommissie benoemt uit haar midden een secretaris.

Artikel 5. Benoeming leden klachtencommissie

Het bestuur van de GVN benoemt een lid op voordracht van het bestuur tot lid van de commissie voor een periode van drie jaar. Tevens benoemt het bestuur een lid op voordracht van het bestuur tot plaatsvervangend lid van de commissie voor de periode van drie jaar.
Op grond van volgorde en van beschikbaarheid worden beide leden door dit lid aan het bestuur van GVN voorgedragen. Het bestuur benoemt de klachtencommissie.

Artikel 6. secretaris

De secretaris geeft administratieve ondersteuning aan de klachtencommissie. Zo draagt de ambtelijk secretaris zorg voor tijdige aankondiging van de vergaderingen, tijdige verspreiding van de documenten onder de leden, de klager en betrokkene, evenals de archivering.
De secretaris houdt administratie van de klachten die worden toegezonden aan de klachtencommissie en behandelt klachten in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement en de nadere aanwijzingen van de klachtencommissie.
De secretaris houdt administratie van de termijnen waarvoor de leden van de klachtencommissie zijn benoemd.
De secretaris structureert zijn werkzaamheden zoveel mogelijk volgens schriftelijk vastgelegde standaardprocedures.

Artikel 7. De klager

Als klager kan optreden een lid, donateur of vrijwilliger van GVN dan wel zijn wettelijke vertegenwoordiger.
Een donateur die in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt niet zonder zijn toestemming vertegenwoordigd.
De klager kan zich desgewenst laten bijstaan door een advocaat of adviseur. De kosten van deze bijstand zijn voor rekening van degene die de bijstand heeft aangevraagd.
De klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich tevens te wenden tot een andere daartoe geëigende instantie zoals de burgerlijke rechter, de administratieve rechter of de strafrechter.

Artikel 8. Voorbereiding op de behandeling door de klachtencommissie

De secretaris bevestigt binnen twee weken na ontvangst van het bericht van de klager aan de klager en aan het bestuur van GVN dat de klacht is ontvangen en dat er geen onderlinge afhandeling mogelijk is. De secretaris informeert de klager over de verdere procedure.
Indien de klacht direct (of indirect) betrekking heeft op een lid van de klachtencommissie neemt dit lid niet deel aan de behandeling van de klacht.
Als de klacht door een externe instantie, zoals bedoeld in artikel 7 sub d, in behandeling wordt/is genomen bepaalt de voorzitter in overleg met de klager, of en voor welk onderdeel de klacht daarnaast, geheel of op onderdelen, verder door de klachtencommissie wordt behandeld.
De ambtelijk secretaris zendt de klacht aan degene tegen wie de klacht gericht is met het verzoek binnen vier weken schriftelijk een reactie te (doen) geven.
De klachtencommissie bepaalt een datum voor de mondelinge behandeling, waarbij de klager en degene tegen wie de klacht gericht is worden gehoord. Als degene tegen wie de klacht gericht is schriftelijk op de klacht heeft gereageerd ontvangt klager daarvan een afschrift, tijdig vóór de mondelinge behandeling.
Klager en degene tegen wie de klacht gericht is worden in de gelegenheid gesteld vóór de mondelinge behandeling kennis te nemen van de stukken die het dossier van de klachtencommissie vormen.

Artikel 9. Behandeling door de klachtencommissie

De voorzitter van de klachtencommissie opent de vergadering alleen indien de beide overige leden aanwezig zijn.
Onder de voorzitter en de leden wordt mede verstaan de plaatsvervangende leden.
De voorzitter heeft de leiding over de zitting en bepaalt de orde.
De mondelinge behandeling ten overstaan van de klachtencommissie heeft een besloten karakter.
De voorzitter sluit de mondelinge behandeling onder opgave van de termijn waarop de klachtencommissie verwacht tot een oordeel over de klachten te komen. De klachtencommissie streeft naar een beslissing binnen drie maanden nadat de ambtelijk secretaris de ontvangst van de klacht aan klager heeft bevestigd. Indien tijdens behandeling van de klacht blijkt dat de termijn van drie maanden ontoereikend is worden klager en degene tegen wie de klacht gericht is daarover geïnformeerd onder opgave van redenen en met vermelding van de termijn waarop naar verwachting de beslissing op de klacht zal worden gegeven.

Artikel 10. Deskundigen

De klachtencommissie kan het advies inroepen van deskundigen. De klachtencommissie kan een deskundige uitnodigen de mondelinge behandeling van de klacht geheel of gedeeltelijk bij te wonen om op verzoek van de voorzitter van zijn deskundigheid blijk te geven. Een verzoek hiertoe kan worden gedaan door de klager en/of door degene tegen wie de klacht gericht is.
Een verzoek als bedoeld in het vorige lid staat ter beoordeling van de klachtencommissie. Indien de klachtencommissie een als deskundige aangemerkte persoon niet toelaat tot de mondelinge behandeling wordt het daartoe strekkende besluit ter kennis gebracht van degene die het verzoek heeft gedaan. Het besluit wordt schriftelijk vastgelegd en vermeldt de gronden waarop het berust. Een afschrift van het besluit wordt toegevoegd aan het dossier.

Artikel 11. Beoordeling

De klachtencommissie verklaart de klacht, zo mogelijk zonder mondelinge behandeling, niet-ontvankelijk, althans ongegrond, indien:
1. de klacht betrekking heeft op een persoon of gebeurtenis waarover zij niet bevoegd is te oordelen;
2. de klacht is ingediend door een daartoe niet bevoegde;

de klacht al eerder door de Klachtencommissie is beoordeeld en er geen nieuwe feiten of omstandigheden zijn aangedragen die een nieuwe behandeling van de klacht rechtvaardigen;

de klacht onbegrijpelijk, althans innerlijk tegenstrijdig of kennelijk ongegrond is;
het gebeuren waarover geklaagd wordt, meer dan drie jaar geleden heeft plaatsgevonden.

De klachtencommissie spreekt zich uit over het al dan niet gegrond zijn van de aan haar voorgelegde klachten. De klachtencommissie doet geen uitspraak over de aansprakelijkheid. Het oordeel van de klachtencommissie kan vergezeld gaan van aanbevelingen aan het bestuur van GVN.
Het oordeel van de klachtencommissie wordt op schrift gesteld onder vermelding van de gronden waarop het rust. Het oordeel van de klachtencommissie wordt door of namens de voorzitter ondertekend.
Het oordeel van de klachtencommissie wordt toegezonden aan de klager, aan betrokkene en aan het bestuur van GVN.

Artikel 12. Slotbepalingen

Het bestuur van GVN ziet toe op de naleving van het reglement.
Het bestuur van GVN beslist in gevallen waarin het reglement niet voorziet.